Como organizar receitas, despesas e fluxo de caixa
A gestão financeira para ONGs é uma das bases para manter uma organização da sociedade civil funcionando de forma sustentável, transparente e alinhada à sua missão.
Não basta captar recursos. É preciso saber quanto entra, quanto sai, quando o dinheiro estará disponível, quais despesas estão previstas e de onde vem cada recurso.
Para uma ONG, uma gestão financeira organizada também ajuda a acompanhar projetos, controlar despesas, tomar decisões com mais segurança e cumprir as obrigações relacionadas às parcerias e à prestação de contas.
A própria legislação brasileira estabelece responsabilidades para as organizações da sociedade civil na gestão administrativa e financeira dos recursos recebidos em parcerias. A Lei nº 13.019/2014 também determina que a prestação de contas permita avaliar a execução do objeto da parceria e o alcance das metas e resultados previstos.
Neste artigo, você vai entender como estruturar uma gestão financeira para ONG, quais controles são importantes e como utilizar o fluxo de caixa para melhorar a previsibilidade financeira da organização.
O que é gestão financeira para ONG?
A gestão financeira para ONG é o conjunto de processos utilizados para planejar, registrar, controlar e analisar os recursos financeiros da organização.
Na prática, envolve atividades como:
- controle de receitas;
- controle de despesas;
- planejamento financeiro;
- fluxo de caixa;
- orçamento;
- conciliação bancária;
- acompanhamento de contas a pagar e a receber;
- controle financeiro por projeto;
- acompanhamento de recursos vinculados;
- organização dos documentos financeiros;
- análise de resultados;
- apoio à prestação de contas.
A gestão financeira não deve ser tratada apenas como uma atividade operacional de pagamento de contas.
Ela precisa fornecer informações para que a direção da organização consiga responder perguntas importantes:
Quanto dinheiro temos disponível?
Quanto vamos receber?
Quanto precisaremos pagar nos próximos meses?
Quais projetos têm recursos disponíveis?
Quais despesas estão comprometendo o orçamento?
O orçamento previsto está sendo executado?
Os recursos estão sendo utilizados de acordo com suas finalidades?
É essa visão que transforma o financeiro de uma simples rotina administrativa em uma ferramenta de gestão.
Por que a gestão financeira é importante para uma ONG?
ONGs e outras organizações da sociedade civil podem trabalhar com diferentes fontes de recursos, como doações, patrocínios, editais, parcerias e outras formas de financiamento.
Isso torna o planejamento financeiro especialmente importante.
O IDIS destaca que a gestão financeira de uma OSC envolve planejamento de receitas e despesas, acompanhamento do caixa, registros das operações, análise de resultados e prestação de contas. O instituto também aponta a necessidade de integração entre orçamento, caixa e contabilidade.
Quando essas informações estão dispersas em planilhas, documentos, contas bancárias e controles diferentes, aumenta a dificuldade para obter uma visão consolidada da situação financeira.
Uma boa gestão permite acompanhar o dinheiro antes que o problema apareça.
Por exemplo:
Uma ONG pode ter recursos disponíveis hoje e, mesmo assim, enfrentar falta de caixa daqui a algumas semanas.
Isso acontece porque saldo bancário e disponibilidade financeira futura não são a mesma coisa.
É justamente aí que entra o fluxo de caixa.
O que é fluxo de caixa para ONG?
O fluxo de caixa é um controle das entradas e saídas de dinheiro ao longo do tempo.
Ele permite visualizar:
- recursos que já entraram;
- valores que ainda serão recebidos;
- despesas já pagas;
- despesas que ainda serão pagas;
- saldo disponível;
- compromissos financeiros futuros.
O Sebrae define o fluxo de caixa como uma ferramenta de planejamento e controle financeiro utilizada para acompanhar entradas e saídas e projetar a disponibilidade futura de recursos.
Para uma ONG, esse acompanhamento pode ser ainda mais relevante quando existem projetos com orçamentos, cronogramas e fontes de recursos diferentes.
Exemplo simples
Imagine que uma organização tenha R$ 50 mil disponíveis na conta.
À primeira vista, parece haver dinheiro suficiente.
Mas, ao projetar os próximos meses, a organização identifica:
- R$ 20 mil em despesas de pessoal;
- R$ 10 mil em fornecedores;
- R$ 8 mil em despesas operacionais;
- R$ 7 mil em despesas relacionadas a um projeto;
- R$ 5 mil em outros compromissos.
O saldo aparentemente confortável desaparece quando os compromissos futuros são considerados.
Por isso, o fluxo de caixa não deve responder apenas:
“Quanto temos hoje?”
Ele também precisa ajudar a responder:
“Quanto teremos disponível quando precisarmos pagar?”
Como organizar o fluxo de caixa de uma ONG?
Um fluxo de caixa pode começar com uma estrutura relativamente simples.
O primeiro passo é registrar todas as entradas e saídas financeiras.
1. Registre todas as receitas
Entre as informações que podem ser acompanhadas estão:
- doações;
- contribuições;
- patrocínios;
- recursos provenientes de editais;
- repasses de parcerias;
- receitas de eventos;
- receitas de atividades da organização;
- outras entradas financeiras.
Cada receita deve ser registrada com informações suficientes para identificar sua origem, valor, data e, quando aplicável, sua vinculação a determinado projeto ou finalidade.
2. Registre todas as despesas
O mesmo princípio vale para as despesas.
Podem ser acompanhados:
- salários;
- encargos;
- aluguel;
- fornecedores;
- materiais;
- serviços contratados;
- despesas administrativas;
- despesas de projetos;
- impostos e demais obrigações;
- despesas operacionais.
O objetivo é evitar que pagamentos fiquem fora do controle financeiro.
3. Organize por período
O fluxo de caixa deve permitir visualizar as movimentações por período.
Uma organização pode acompanhar:
- situação atual;
- próximos dias;
- próximas semanas;
- próximos meses.
Quanto melhor for a projeção, maior será a capacidade de antecipar necessidades financeiras.
4. Faça a conciliação bancária
A conciliação consiste em comparar os registros financeiros internos com a movimentação efetivamente registrada nas contas bancárias.
Esse controle ajuda a identificar diferenças entre o que foi registrado e o que realmente aconteceu.
Em determinadas prestações de contas, a conciliação entre despesas e movimentação bancária faz parte da análise financeira da execução da parceria.
Gestão financeira por projeto: um ponto importante para ONGs
Um dos desafios da gestão financeira no terceiro setor é acompanhar não apenas quanto dinheiro a organização possui, mas também qual é a origem e a finalidade dos recursos.
Isso é especialmente importante quando a organização executa vários projetos simultaneamente.
Imagine uma ONG com três projetos:
- Projeto A;
- Projeto B;
- Projeto C.
Cada projeto possui orçamento e despesas próprias.
Se todas as receitas e despesas forem simplesmente colocadas em um único controle sem identificação adequada, torna-se mais difícil saber:
- quanto cada projeto recebeu;
- quanto cada projeto gastou;
- quanto ainda pode ser utilizado;
- quais despesas pertencem a cada projeto;
- quanto falta executar do orçamento.
A legislação relacionada às parcerias com organizações da sociedade civil estabelece a necessidade de demonstrar a execução financeira e sua relação com o objeto da parceria.
Por isso, o controle financeiro deve permitir relacionar cada movimentação à sua respectiva categoria, projeto ou fonte de recurso, quando necessário.
O que é controle financeiro por projeto?
O controle financeiro por projeto consiste em acompanhar receitas, despesas e orçamento de cada projeto separadamente, sem perder a visão consolidada da organização.
Esse controle permite comparar:
Orçamento previsto × valor executado × saldo disponível.
Por exemplo:
| Projeto | Orçamento | Executado | Saldo |
|---|---|---|---|
| Projeto A | R$ 100.000 | R$ 65.000 | R$ 35.000 |
| Projeto B | R$ 80.000 | R$ 50.000 | R$ 30.000 |
| Projeto C | R$ 60.000 | R$ 45.000 | R$ 15.000 |
O exemplo acima é apenas ilustrativo. A estrutura, entretanto, mostra uma lógica importante: o gestor precisa conseguir enxergar o orçamento e a execução financeira de cada projeto.
Isso facilita a identificação de desvios e a tomada de decisão.
Orçamento para ONG: por que planejar antes de gastar?
O orçamento é uma estimativa estruturada das receitas e despesas previstas para determinado período ou projeto.
Ele permite transformar objetivos em números.
Em vez de simplesmente acompanhar o que já aconteceu, a organização passa a trabalhar também com uma visão de futuro.
Um orçamento pode considerar:
Receitas previstas
- doações;
- patrocínios;
- editais;
- parcerias;
- eventos;
- outras fontes de receita.
Despesas previstas
- pessoal;
- fornecedores;
- materiais;
- serviços;
- estrutura;
- despesas administrativas;
- despesas diretamente relacionadas aos projetos.
Depois, a organização pode comparar o que foi planejado com o que efetivamente aconteceu.
Essa comparação é importante porque o orçamento não deve ser tratado como um documento estático.
Se a realidade mudar, a gestão precisa identificar a diferença e avaliar suas consequências.
Orçado x realizado: um controle essencial
Um dos controles mais úteis para a gestão financeira é a comparação entre orçado e realizado.
Imagine que determinado projeto tenha previsto R$ 20 mil para determinada categoria de despesa.
Ao longo da execução, a organização percebe que já gastou R$ 17 mil.
O número isolado não explica tudo.
É preciso analisar:
- quanto tempo ainda falta para terminar o projeto;
- quanto ainda precisa ser gasto;
- se o orçamento será suficiente;
- se houve aumento de determinada despesa;
- se outra categoria está abaixo do previsto.
O objetivo não é apenas descobrir que houve uma diferença.
É entender por que a diferença aconteceu e qual será seu impacto.
Como melhorar o controle financeiro de uma ONG?
Uma gestão financeira mais organizada depende principalmente de processos claros e informações confiáveis.
Algumas práticas são fundamentais.
Centralize as informações
Evite depender de informações espalhadas em diferentes arquivos, planilhas e controles paralelos.
Quanto mais fragmentada estiver a informação, mais difícil será consolidá-la.
Padronize os lançamentos
Defina critérios para registrar receitas e despesas.
Por exemplo:
- data;
- descrição;
- categoria;
- valor;
- projeto;
- fonte de recurso;
- forma de pagamento;
- documento relacionado.
O nível de detalhamento deve ser adequado à realidade e às necessidades da organização.
Acompanhe o caixa regularmente
Não espere o final do mês para descobrir como está a situação financeira.
A frequência do acompanhamento deve fazer sentido para o volume e a complexidade das movimentações da organização.
Compare previsto e realizado
O orçamento precisa conversar com a execução financeira.
Sem essa comparação, a organização perde uma importante ferramenta de controle.
Organize documentos
Notas fiscais, recibos, comprovantes, contratos, extratos e outros documentos relacionados às movimentações devem ser organizados de maneira que possam ser localizados quando necessário.
Nas parcerias submetidas à Lei nº 13.019/2014, há regras específicas sobre a guarda dos documentos originais relativos à execução das parcerias.
Gestão financeira e prestação de contas
A gestão financeira também está diretamente relacionada à prestação de contas de uma ONG.
É importante separar duas coisas:
gestão financeira é o processo contínuo de administrar os recursos;
prestação de contas é a demonstração de como os recursos e atividades foram executados, de acordo com as regras aplicáveis.
Nas parcerias regidas pela Lei nº 13.019/2014, a prestação de contas deve permitir avaliar a execução do objeto e o alcance das metas e resultados previstos. A legislação também prevê relatório de execução financeira em determinadas situações.
Isso mostra por que deixar a organização financeira para o momento da prestação de contas pode ser um problema.
Se os registros não foram feitos corretamente durante a execução, tentar reconstruir meses de movimentações posteriormente pode gerar retrabalho e dificuldades de conferência.
A melhor prestação de contas começa com uma boa gestão financeira desde o primeiro lançamento.
Gestão financeira não é apenas contabilidade
Contabilidade e gestão financeira estão relacionadas, mas não são exatamente a mesma coisa.
A contabilidade registra e demonstra as operações da organização de acordo com as normas aplicáveis.
A gestão financeira utiliza informações financeiras para apoiar decisões.
Uma direção de ONG precisa saber, por exemplo:
- quanto pode comprometer;
- quando determinados recursos estarão disponíveis;
- quais despesas estão crescendo;
- quais projetos precisam de atenção;
- como está a execução do orçamento;
- quais compromissos financeiros estão próximos.
Por isso, não basta possuir informações contábeis se a administração não consegue transformá-las em informação útil para a tomada de decisão.
Quais indicadores financeiros uma ONG pode acompanhar?
Não existe uma lista única de indicadores que sirva para todas as organizações.
Os indicadores devem fazer sentido para o tamanho, modelo de operação, projetos e fontes de recursos da ONG.
Alguns exemplos de informações que podem ser acompanhadas são:
Saldo disponível
Quanto dinheiro está disponível em determinado momento.
Entradas previstas
Quanto a organização espera receber em determinado período.
Despesas previstas
Quanto está previsto para pagamento.
Execução orçamentária
Quanto do orçamento já foi executado.
Desvio entre orçado e realizado
Diferença entre aquilo que foi planejado e aquilo que efetivamente aconteceu.
Saldo por projeto
Quanto permanece disponível dentro do orçamento de determinado projeto, quando aplicável.
Compromissos futuros
Quanto a organização já possui de obrigações financeiras previstas.
O valor de um indicador não está apenas no número.
Está na capacidade de utilizá-lo para tomar uma decisão.
Planilhas são suficientes para fazer a gestão financeira de uma ONG?
Depende da realidade da organização.
Uma planilha pode atender determinadas necessidades, principalmente quando a operação é pequena e possui poucas movimentações.
O problema começa quando a complexidade aumenta.
Mais projetos, mais contas, mais usuários, mais movimentações e mais necessidade de rastreabilidade podem tornar controles manuais mais trabalhosos.
O ponto principal não é simplesmente escolher entre planilha ou sistema.
É garantir que a organização consiga manter:
- informação confiável;
- histórico das movimentações;
- controle de receitas e despesas;
- acompanhamento do orçamento;
- visão por projeto;
- organização documental;
- segurança de acesso;
- relatórios úteis para gestão.
A ferramenta deve acompanhar o nível de complexidade da operação.
Como estruturar uma rotina financeira para ONG?
Uma rotina financeira pode ser organizada em ciclos.
Diariamente
Quando necessário, registrar e conferir:
- recebimentos;
- pagamentos;
- movimentações bancárias;
- documentos financeiros.
Semanalmente
Avaliar:
- saldo disponível;
- pagamentos próximos;
- recebimentos previstos;
- compromissos futuros;
- situações que exigem atenção.
Mensalmente
Analisar:
- receitas realizadas;
- despesas realizadas;
- fluxo de caixa;
- orçamento;
- realizado x previsto;
- execução por projeto;
- contas a pagar;
- contas a receber.
A periodicidade ideal depende da operação da organização.
Uma ONG com poucas movimentações terá necessidades diferentes de uma organização com diversos projetos e grande volume financeiro.
Quais são os principais erros na gestão financeira de uma ONG?
Alguns problemas aparecem justamente quando a gestão financeira é tratada apenas como uma tarefa operacional.
1. Controlar somente o saldo bancário
Saber quanto existe na conta não significa saber quanto estará disponível depois dos compromissos futuros.
2. Não projetar o fluxo de caixa
Sem projeção, a organização pode descobrir um problema financeiro somente quando ele já estiver próximo.
3. Misturar projetos no controle financeiro
Sem identificação adequada, torna-se mais difícil acompanhar a execução de cada projeto.
4. Não comparar orçamento e execução
Sem essa comparação, os desvios podem passar despercebidos.
5. Deixar documentos para organizar depois
Quanto maior o intervalo entre a movimentação e sua documentação, maior tende a ser o trabalho de reconstrução das informações.
6. Depender de controles paralelos
Quando cada pessoa mantém uma versão diferente da informação, a organização perde uma visão única do financeiro.
7. Não transformar dados em decisões
Ter números não significa necessariamente ter gestão.
A informação precisa ajudar a responder o que fazer a seguir.
Como saber se a gestão financeira da ONG está organizada?
Uma avaliação inicial pode começar com algumas perguntas:
A ONG sabe exatamente quanto tem disponível hoje?
Consegue projetar o caixa dos próximos meses?
Sabe quanto tem comprometido?
Consegue identificar as receitas por origem?
Consegue identificar as despesas por projeto?
Consegue comparar o orçamento com o realizado?
Consegue localizar rapidamente os documentos financeiros?
A direção recebe informações financeiras para tomar decisões?
Existe uma rotina definida para conferência das movimentações?
As informações financeiras estão centralizadas?
Se várias respostas forem “não”, existe espaço para melhorar os processos de gestão financeira.
Gestão financeira para ONG: organização antes da complexidade
Uma boa gestão financeira não precisa começar com dezenas de indicadores ou processos complicados.
O básico precisa funcionar primeiro:
receitas → despesas → caixa → orçamento → projetos → análise → decisão.
A partir daí, a organização pode sofisticar seus controles conforme a necessidade.
O objetivo é criar uma estrutura que permita que a equipe saiba o que aconteceu, o que está acontecendo e o que provavelmente acontecerá com os recursos financeiros da organização.
Isso dá mais previsibilidade para a administração e melhora a capacidade de planejamento.
Além disso, quando existem parcerias que exigem prestação de contas, manter os registros financeiros organizados desde a execução ajuda a reunir as informações necessárias de forma mais consistente. A legislação estabelece que os dados financeiros sejam analisados considerando sua conformidade e sua relação com as receitas, despesas e regras aplicáveis à parceria.
Como uma plataforma de gestão pode ajudar uma ONG?
À medida que uma organização cresce, controlar informações financeiras manualmente pode se tornar cada vez mais trabalhoso.
Uma plataforma de gestão pode centralizar informações e facilitar o acompanhamento de processos que antes estavam espalhados em diferentes ferramentas.
O ganho não está simplesmente em “ter um sistema”.
Está em conseguir transformar os dados da organização em uma visão mais clara para quem precisa administrar a instituição.
Uma solução adequada pode ajudar a organizar informações relacionadas à gestão, aos projetos, aos recursos e aos controles financeiros, conforme as funcionalidades disponíveis e as necessidades de cada organização.
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Perguntas frequentes sobre gestão financeira para ONGs
O que é gestão financeira para ONG?
É o conjunto de processos utilizados para planejar, controlar, registrar e analisar os recursos financeiros de uma organização, incluindo receitas, despesas, fluxo de caixa, orçamento, projetos e demais informações necessárias à gestão.
Como fazer a gestão financeira de uma ONG?
Comece organizando receitas e despesas, estruturando um fluxo de caixa, acompanhando o orçamento, conciliando as movimentações bancárias e identificando corretamente as despesas e receitas relacionadas aos projetos e fontes de recursos, quando aplicável.
O que é fluxo de caixa de uma ONG?
É o controle das entradas e saídas financeiras da organização, permitindo acompanhar a disponibilidade atual e projetar a situação financeira futura.
Por que o fluxo de caixa é importante para uma ONG?
Porque permite visualizar compromissos e recebimentos futuros, ajudando a organização a antecipar necessidades financeiras e tomar decisões com mais informação.
ONG precisa controlar as despesas por projeto?
Quando existem projetos com orçamentos, recursos ou regras específicas, o controle por projeto pode ser fundamental para acompanhar a execução financeira e demonstrar a aplicação dos recursos de acordo com o planejamento e as regras aplicáveis.
Gestão financeira ajuda na prestação de contas?
Sim. Uma gestão financeira organizada facilita a manutenção dos registros, documentos e informações necessários para demonstrar a execução financeira. Nas parcerias submetidas à Lei nº 13.019/2014, a prestação de contas possui regras próprias relacionadas à execução do objeto e dos recursos.
ONG pode fazer gestão financeira com planilha?
Pode, dependendo do tamanho e da complexidade da operação. Porém, conforme aumentam o volume de movimentações, projetos e necessidades de controle, pode ser necessário utilizar ferramentas mais estruturadas.
Qual a diferença entre orçamento e fluxo de caixa?
O orçamento representa o planejamento financeiro previsto para determinado período ou projeto. O fluxo de caixa acompanha as entradas e saídas de dinheiro e sua disponibilidade ao longo do tempo.
O que uma ONG deve acompanhar no financeiro?
Entre as informações que podem ser acompanhadas estão receitas, despesas, saldo disponível, compromissos futuros, orçamento, execução financeira, fluxo de caixa e informações por projeto, quando aplicável.
Conclusão
A gestão financeira para ONGs precisa ir além do pagamento de contas.
Uma organização financeiramente organizada precisa saber quanto recebe, quanto gasta, quanto tem disponível, quanto ainda precisa pagar, quais projetos estão sendo executados e como os recursos estão sendo utilizados.
O fluxo de caixa ajuda a enxergar o presente e projetar o futuro.
O orçamento estabelece o planejamento.
O controle por projeto ajuda a acompanhar a execução.
A conciliação aumenta a confiabilidade das informações.
E a análise financeira transforma esses dados em decisões.
Não existe uma estrutura única que sirva para todas as ONGs. O modelo adequado depende do tamanho da organização, da quantidade de projetos, das fontes de recursos, dos processos internos e das exigências aplicáveis às suas atividades.
O princípio, porém, é simples:
quanto melhor a organização conhece seus números, mais condições ela tem de tomar decisões antes que os problemas apareçam.
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